Trang chủ Lifehacks Hướng dẫn sử dụng máy chấm công mitaco 2023

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công mitaco 2023

bởi sharescript_songoku

Máy chấm công Mitaco là gì? Đây là thiết bị được sử dụng phổ biến hiện nay tại hầu hết các công ty. Tuy nhiên công dụng và cách dùng của nó thì chưa nhiều người biết đến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về thiết bị này nhé!

1. Máy chấm công Mitaco là gì?

Máy chấm công Mitaco bao gồm nhiều loại như: Máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ, máy chấm công khuôn mặt, máy chấm công kiểm soát cửa…. Với tính năng đơn giản, dễ sử dụng, xác định thời gian một cách chính xác, cụ thể và chi tiết, máy chấm công Mitaco giúp người quản lý tiết kiệm được chi phí quản lý thời gian trong việc điểm danh công nhân viên đi làm hàng ngày. Từ đó, mang lại sự rõ ràng minh bạch, công bằng có thưởng có phạt phân minh. 

Với nhiều công dụng trong quản lý và tính công cho nhân viên, máy chấm công mitaco được sử dụng hầu hết trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Máy chấm công Mitaco sẽ được quản lý bởi phần mềm chấm công mitaco. Phần mềm này cũng có nhiều phiên bản chạy trên nền Access cài đặt dễ dàng phù hợp với hầu hết các win hiện tại dùng để kết nối máy tính với máy chấm công và truy xuất giờ làm việc của nhân viên.

Sử dụng máy chấm công sẽ cho chúng ta các bảng chấm công theo ngày, bảng chấm công theo tháng, bảng chấm công theo giờ và rất nhiều báo cáo chi tiết khác. tất cả báo cáo xuất ra bằng excel rất tiện dụng và hoàn toàn tự động.

2. Chức năng của máy chấm công Mitaco

2.1. Lưu trữ thông tin về nhân viên trong doanh nghiệp

– Lưu trữ mọi thông tin cơ bản về nhân viên 

– Tạo sơ đồ phân chia nhân viên theo cấp bậc để thuận tiện cho việc quản lý 

2.2. Quản lý chấm công

– Hệ thống dữ liệu từ máy chấm công sẽ tính thời gian theo hình thức làm việc của từng nhân viên như: Làm theo giờ hành chính, làm theo ca…

– Hệ thống tự động trừ thời gian nghỉ cho nhân viên như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương….

– Quản lý được thời gian ra vào của nhân viên, tình trạng đi làm của nhân viên trong tháng

– Kiểm tra bất cứ lúc số lượng nhân viên có mặt, vắng tại thời điểm nhất định

2.3. Hệ thống báo cáo, kiểm tra

Phần mềm máy chấm công mitaco sẽ tạo báo cáo và truy xuất thông tin của từng nhân viên hoặc tất cả nhân viên bất cứ lúc nào. Xuất file đầy đủ các nội dung:

–  Bảng chi tiết chấm công thể hiện sự chuyên cần, đi sớm về muộn, tăng ca, nghỉ ốm của nhân viên

–  Bảng tổng hợp chấm công

–  Bảng chấm công theo bộ phận

– Chi tiết chấm công theo ngày 

– Bảng phân ca làm việc

– Lịch nghỉ có phép hoặc không của nhân viên

Báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc xuất sang định dạng file Excel để nhân sự tính lương hoặc xử lý dữ liệu 

2.4. Tiện ích khác

– Có thể kiểm tra trực tuyến để quản lý nhân viên đang chấm công ở bất kỳ đâu.

– Hệ thống tin nhắn có thể gửi tin nhắn đến từng cá nhân hoặc toàn bộ nhân viên khi họ chấm công. 

– Trong công ty lớn, máy chấm công có mang đến 1 tiện ích vô cùng lớn là phân quyền cho các cấp nhân sự trong công ty, giúp công ty quản lý nhân viên dễ dàng nhất.

3. Hướng dẫn cài đặt máy chấm công Mitaco 

3.1. Tạo dữ liệu nhân viên

3.1.1 Khai báo hệ số

 Vào Menu Chấm Công chọn Khai Báo chọn Hệ Số Chấm Công.

Khi tính công và in ra báo cáo hàng tháng, phần mềm đã gán thông số sẽ tự động nhân các giá trị hệ số tương ứng với giờ công làm việc của nhân viên.

3.1.2. Khai báo lịch trình vào ra của nhân viên

Vào Menu Chấm Công chọn Khai Báo chọn Lịch Trình Vào Ra.

Lịch trình vào ra là số lần chấm công trong ngày để tách ca làm việc. Một ngày một nhân viên có thể chấm công nhiều lần, chia thành nhiều ca làm việc khác nhau. Để tách các ca làm việc của nhân viên thì khai báo phần này rất quan trọng.

Việc làm của quản lý là thiết lập hệ số tương ứng với mỗi nhân viên. Các chức năng của máy chấm công hỗ trợ quản lý trong trường hợp này:

  • Thêm mới nhân viên
  • Lưu thông tin, thời gian
  • Xóa dữ liệu

Máy chấm công sẽ mặc định lấy thời gian đầu tiên và cuối cùng giữa 2 lần chấm công đầu tiên và lần chấm cuối cùng trong 1 ngày để tính thời gian có mặt tại công ty của nhân viên. Nếu nhân viên làm theo ca thì sẽ tính bằng khoảng giờ giữa hai cặp thời gian.

Nếu công ty có quy định giờ check in muộn nhất và giờ check out sớm nhất thì phải thêm bước khai báo giờ chọn vào ra.

Vào Menu Chấm Công chọn Khai Báo chọn Giờ Chọn Vào Ra

3.1.3. Khai báo ca làm việc

Vào Menu Chấm Công chọn Khai Báo chọn Ca Làm Việc. Nếu khai báo là thêmmới ca làm việc phải nhấn “Thêm Mới”, nhập các thông số rồi lưu lại.

Một ca làm việc bao gồm 2 lần chấm công, lần 1 chấm tính là vào ca, lần 2 là chấm hết ca. Như vậy đủ 2 lần chấm công mới được tính là 1 ca làm việc. 

3.1.4. Khai báo lịch trình cho ca làm việc 

Với một Công ty có nhiều ca làm việc thì nhóm A có thể làm 3 ca, nhóm B có thể làm 4 ca, vậy nên phải tách lịch trình ca làm việc theo từng nhóm.

Vào Menu Chấm Công chọn Khai Báo chọn Lịch Trình Cho Ca Làm Việc (Nếu khai báo là thêmmới ca làm việc phải nhấn “Thêm Mới”, nhập các thông số rồi lưu lại. Nếu không chương trình sẽ báo lỗi).

3.1.5. Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

Để sắp xếp lịch trình làm việc cho từng nhân viên, làm theo các bước sau:

Tại giao diện chính chọn chấm công sau đó chọn Sắp xếp lịch trình cho nhân viên.

3.2. Xuất dữ liệu tính công

3.2.1. Giờ chấm công

Đây là thời gian thực tế nhân viên chấm trên máy chấm công. Để xem thời gian này, thao tác như sau:

Vào (Menu) báo biểu chọn giờ chấm công

Chọn thời gian đầu cuối mà bạn muốn xem. Sau đó chọn nhân viên theo phòng ban hoặc công ty.

Sau khi chọn xong ấn cập nhật. Đến khi phần mềm cập nhật xong chỉ cần nhấn Excel để xuất báo cáo ra excel.

3.2.2 Tính công và in báo biểu

Chức năng này cho phép bạn tính công của nhân viên trong 1 thời gian do bạn chọn (thương là theo tháng). Theo dõi thông số, bạn cũng có thể biết được thời gian đi muộn, vắng mặt, thời gian tăng ca của nhân viên,….

Vào (Menu) báo biểu chọn tính công và in báo biểu.

Trên đây là một số thông tin về hướng dẫn sử dụng Phần mềm máy chấm công Mitaco. Để được tư vấn cụ thể hơn và tìm hiểu, đặt mua các loại máy chấm công hiện đại nhất, vui lòng liên hệ với Quốc Thiên. Đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách 24/7. Bên cạnh đó chúng tôi còn có các chương trình ưu đãi đặc biệt, chính sách ship hàng và lắp đặt sản phẩm tận nơi.

Có thể bạn quan tâm

Để lại bình luận