Trang chủ Lifehacks Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử 2023

Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử 2023

bởi sharescript_songoku

Trong thời kỳ công nghệ ngày một phát triển như hiện nay, việc sử dụng chữ ký điện tử đã không còn quá xa lạ với nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Nó không chỉ được sử dụng trong các văn bản, hợp đồng mà còn có giá trị tương đương như một chữ ký tay bình thường. Vậy bạn đã hiểu về chữ ký điện tử là gì chưa? Hãy cùng mình tìm hiểu về khái niệm, lợi ích và ứng dụng của chữ ký điện tử trong cuộc sống. Ngoài ra, giúp bạn đọc phân biệt được chữ ký điện tử và chữ ký số ngay trong bài viết này, cùng tìm hiểu ngay nhé!

I. Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử là gì?

Tại khoản 1 Điều 21 Luật giao dịch điện tử năm 2005 có quy định như sau: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Do đó, chúng ta có thể hiểu rằng chữ ký điện tử (Electronic Signature) là một đoạn thông tin được đi kèm với dữ liệu điện tử (bao gồm chữ viết, hình ảnh, âm thanh,…) nhằm mục đích xác nhận người ký thông điệp dữ liệu. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện cho sự chấp thuận của người đó đối với nội dung đã được ký, loại chữ ký này sẽ được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm ngành luật:

– Nhân viên Pháp chế Luật dân sự và Luật hình sự

– Nhân viên Admin Pháp Chế/Luật (phòng Phát triển mặt bằng)

2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

– Tiết kiệm thời gian cho người sử dụng trong quá trình thực hiện hoạt động giao dịch điện tử.

– Linh hoạt trong cách thức: Khi sử dụng chữ ký điện tử, bạn có thể thực hiện các giao dịch như: ký hợp đồng điện tử, ký cam kết qua mail, ký thanh toán bằng bút điện tử tại các quầy giao dịch,… ở bất kỳ đâu, với bất kỳ nơi nào mà họ đang sử dụng loại hình chữ ký điện tử.

– Đơn giản hóa quy trình chứng nhận: Với chữ ký điện tử, bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho các quy trình chuyển, gửi tài liệu hồ sơ đến đối tác, khách hàng của mình. Bạn có thể thực hiện việc ký kết, hợp tác mà không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp, đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh Covid-19 lại càng hạn chế việc tiếp xúc và gặp gỡ với nhiều người.

– Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc kê khai và nộp thuế theo quy định của nhà nước. Vì vậy, khi sử dụng chữ ký điện tử sẽ giúp doanh nghiệp có thể thuận tiện, nhanh chóng hơn trong việc kê khai và nộp thuế trực tuyến. Khi sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các giao dịch điện tử, doanh nghiệp sẽ không phải in các loại tờ kê khai hay thậm chí là cần đóng dấu. Tuy nhiên, hoạt động giao dịch vẫn đảm bảo được an toàn bởi các chương trình xử lý và đảm bảo quản lý dữ liệu.

– Bảo mật thông tin: Chữ ký điện tử có độ bảo mật tương đối cao, vì vậy người dùng có thể an tâm về việc bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp khi sử dụng.

II. Tính pháp lý của chữ ký điện tử

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

Tại Điều 24 Luật giao dịch điện tử năm 2005 đã có quy định rõ về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, cụ thể:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

3. Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức.”

III. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

Xem thêm: Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, nhanh chóng

Ngoài việc có thể thay thế cho chữ ký tay ra, chữ ký điện tử và chữ ký số đều được sử dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là tương đối nhỏ đối với những người không thường xuyên sử dụng chúng. Tuy nhiên về bản chất, hai loại chữ ký này lại hoàn toàn khác nhau.

Chữ ký điện tử là một thuật ngữ chung cho các loại chữ ký được truyền đi dưới dạng điện tử, bất kể đó là chữ ký được viết bằng kỹ thuật số, hay chữ ký được tạo thông qua dịch vụ ký tài liệu điện tử. Với chữ ký số, đây cũng được xem là một loại chữ ký điện tử với các tính năng nâng cao giúp người dùng dễ dàng sử dụng và có bảo mật tốt.

Về tính chất, chữ ký điện tử được hiểu là bất kỳ biểu tượng hay hình ảnh nào được đính kèm với tin nhắn, tài liệu, thông tin thể hiện danh tính và sự đồng thuận của người ký. Được sử dụng để ký hợp đồng trực tuyến, kê khai và nộp thuế trực tuyến,… Chữ ký điện tử có thể xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại,… mà không có quá trình xác thực cụ thể. Đối với loại chữ ký này sẽ không sử dụng mã hóa, phụ thuộc vào các tiêu chuẩn và có độ bảo mật không cao, có thể bị giả mạo.

Đối với chữ ký số, về tính chất được coi như một “dấu vân tay” hay “con dấu” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính của người ký. Được dùng trong các ứng dụng giao dịch điện tử với máy tính và mạng Internet. Chữ ký số có thể xác minh qua cơ chế ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ, được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc các nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. Đối với loại chữ ký này sẽ sử dụng các phương thức mã hóa mật mã dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công nghệ PKI, đảm bảo danh tính người ký, mục đích cũng như tính toàn vẹn dữ liệu của các văn bản đã ký. Ngoài ra, chữ ký số có độ an toàn và bảo mật cao, khó bị giả mạo, sao chép.

IV. Phạm vi và ứng dụng của chữ ký điện tử

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

1. Ứng dụng chữ ký điện tử

– Giúp các doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng bằng những thao tác nhanh chóng, đơn giản. Bạn chỉ cần ký vào file tài liệu văn bản như: Word, Excel, PDF,… rồi gửi qua mail mà không cần phải gặp trực tiếp.

– Được sử dụng trong việc kê khai hải quan điện tử, nộp thuế trực tuyến, đóng bảo hiểm xã hội điện tử,…

– Được sử dụng trong các dịch vụ thanh toán liên ngân hàng, thanh toán điện tử liên kho bạc của ngành tài chính, hoặc được sử dụng tại các cơ quan Nhà nước như: Bộ Công thương, Sở Bưu chính Viễn thông TP. Hồ Chí Minh,…

– Còn dùng được trong các ứng dụng giao dịch điện tử với các nhà mạng Internet như: Viettel, VNPT,… Bên cạnh đó, bạn có thể an tâm sử dụng, bởi chúng được đảm bảo độ an toàn với các giao dịch liên quan đến tài chính.

2. Phạm vi và quy cách sử dụng

Đến nay, chữ ký điện tử đã được công nhận và sử dụng khá phổ biến tại nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh các nước đã phát triển như Mỹ, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc,… thì các nước thuộc khu vực đang phát triển như Ấn Độ, Brazil,… cũng đã công nhận và sử dụng chữ ký điện tử.

Tại Việt Nam, các cơ quan Nhà nước ngày càng nhận thấy được sự quan trọng, cần thiết của chữ ký điện tử. Vì vậy, Quốc hội đã ban hành Luật Giao dịch điện tử 2005 và công nhận tính pháp lý của chữ ký điện tử. Ngoài ra, sau khi ban hành Nghị định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Bộ Thông tin và Truyền thông đang gấp rút xây dựng mô hình hệ thống chứng thực CA quốc gia để đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số trong xã hội.

V. Sử dụng chữ ký điện tử như thế nào cho hợp lý?

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

1. Đối với các giao dịch thông thường

Trong các giao dịch thông thường, chữ ký điện tử được sử dụng để thực hiện các hoạt động như: ký cam kết gửi bằng mail, ký các hợp đồng điện tử, ký thanh toán bằng bút điện tử tại các quầy giao dịch, chấp nhận các điều khoản người dùng khi cài đặt phần mềm cho laptop,… Nhờ đó mà các đối tác, khách hàng sẽ không cần phải gặp mặt trực tiếp khi không thực sự cần thiết.

2. Đối với các giao dịch nhà nước và quốc tế

Các giao dịch của ngành ngân hàng (thanh toán liên ngân hàng), ngành tài chính (thanh toán điện tử liên kho bạc) hay một số cơ quan Nhà nước như: Bộ Công thương, Sở Bưu chính Viễn thông TP. Hồ Chí Minh,… cũng đã và đang bắt đầu sử dụng chữ ký điện tử trong các giao dịch nội bộ.

Bên cạnh đó, chữ ký số – là một nhánh con khá phát triển của chữ ký điện tử – đang được sử dụng khá phổ biến trong một số hoạt động như: thực hiện kê khai hải quan điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử,… mà không cần phải in các loại giấy tờ kê khai, hay thậm chí là dấu mộc của doanh nghiệp.

VI. Hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

1. Lưu ý khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý dùng để chứng minh chủ nhân của các tài liệu, thông tin được gửi đi. Vì vậy, khi người dùng tạo chữ ký điện tử và trong quá trình sử dụng, cần phải lưu ý một số điều sau đây:

– Tiêu chí xác thực: Là một trong những tiêu chí quan trọng, bạn cần lưu ý và đảm bảo để xác thực đúng chủ sở hữu của chữ ký.

Xem thêm: Các định dạng đuôi file hình ảnh phổ biến hiện nay

– Tính toàn vẹn: Là tiêu chí nhằm đảm bảo cho nội dung của dữ liệu, thông tin khi đã gửi đi thì không thể chỉnh sửa, thay đổi.

– Không thoái thác: Là tiêu chí thể hiện sự ràng buộc của chủ sở hữu đối với chữ ký của mình. Bạn không thể phủ nhận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật với những tài liệu, thông tin mình đã ký và gửi đi.

– Công chứng: Chữ ký điện tử trong các file như Excel, Word hay PowerPoint sẽ có hiệu lực sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định chứ không phải là vĩnh viễn. Bên cạnh đó, chữ ký điện tử còn có tính hợp lệ nhằm mục đích sử dụng trong các dịch vụ công chứng ở một số trường hợp khác.

2. Các bước đăng ký chữ ký điện tử

Bước 1: Chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết

Để có thể đăng ký chữ ký điện tử, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (đối với doanh nghiệp, tổ chức).

– Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp, tổ chức).

– CMND/CCCD của cá nhân hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Bước 2: Gửi bộ hồ sơ đăng ký

Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ thủ tục đăng ký, doanh nghiệp/cá nhân liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng, hoặc qua email để được nhân viên của nhà cung cấp chữ ký điện tử hỗ trợ làm thủ tục đăng ký và các vấn đề khác liên quan. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký điện tử.

Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký điện tử

Dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký điện tử đã chọn, nhân viên của nhà cung cấp chữ ký điện tử sẽ tiến hành đầu nối và cấp chứng thư điện tử. Sau đó, nhân viên sẽ bàn giao chữ ký điện tử và hướng dẫn chi tiết sử dụng.

3. Quy trình tạo chữ ký điện tử

Bạn có thể tạo chữ ký điện tử thông qua Microsoft Word bằng cách thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở Word, chọn Insert > chọn Signature Line (nằm góc bên phải phía trên thanh công cụ)

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

Bước 2: Sau khi xuất hiện hộp thoại Signature Setup, nhập các thông tin về chữ ký bao gồm: Tên, tiêu đề, email và ghi chú > Chọn OK.

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

Bước 3: Sau khi tạo chữ ký điện tử, tại nơi thêm vào văn bản sẽ xuất hiện thông tin. Bạn có thể chọn vị trí xuất hiện của chữ ký trên văn bản và có thể thêm hình ảnh để kết thúc quá trình tạo chữ ký điện tử.

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

VII. Một số quy định tạo và sử dụng chữ ký điện tử trong pháp luật Việt Nam

Xem thêm: File điện tử là gì

Ảnh 780x450px

1. Quy định điều kiện tạo chữ ký điện tử đảm bảo an toàn

Theo Điều 22 Luật giao dịch điện tử năm 2005 có quy định về điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử. Do đó, các doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử cần phải tuân thủ đầy đủ theo các điều kiện sau:

“1. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn quy định tại khoản 1 Điều này.”

2. Quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số

Theo Điều 7 Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định về mục đích sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức như sau:

“1. Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số theo quy định tại Điều 6 Nghị định này chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.

2. Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.”

Xem thêm:

– IT là gì? Các yêu cầu và cơ hội việc làm của ngành IT

– Cách viết mục tiêu nghề nghiệp ngành kỹ thuật chi tiết, ấn tượng

– Nhiệm vụ và công việc phải làm của nhân viên kế toán thuế doanh nghiệp

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về khái niệm, lợi ích và ứng dụng của chữ ký điện tử, cũng như cách phân biệt với chữ ký số. Chúc bạn thành công hơn nữa trong công việc, và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết này hay nhé!

Nguồn tham khảo: https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_signature

Có thể bạn quan tâm

Để lại bình luận